Пишем приказ о смене фамилии в связи с заключением брака – образец и структура документа

Статистика органов ЗАГСа показывает, что 90% женщин, вступающих в брак, берут фамилию своего мужа.

В практике встречаются аналогичные случаи среди мужчин, меняющих по факту регистрации брака свою фамилию на более благозвучную, по их мнению.

Как же быть при смене фамилии кадровому сотруднику предприятия, где он трудится, ведь по каждому трудящемуся организован и ведется персональный учет? О смене имени работника целесообразно составить приказ. Как же правильно написать приказ о смене фамилии в связи с заключением брака трудящегося?

Структура документа

Обо всех фактах, каким-то образом связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности, сотрудниками кадрового подразделения в организации составляется такой документ, как приказ.

Ф.И.О. работника присутствуют во всех документах организации – не только кадрового учета, но и прочих видов идентификации.

Например, за конкретным сотрудником под определенными Ф.И.О. закреплено ценное имущество организации или даже оружие. Основанием для внесения изменений по конкретному человеку во все виды учета, организованные на предприятии, служит изданный отделом кадров приказ.

В связи с этим по каждому случаю смены трудящимся имени, будь то само имя, отчество или его фамилия, делается приказ, хотя ни один нормативный акт этого не требует. По случаю заключения человеком брака он вправе поменять свою фамилию.

У молодоженов существует несколько вариантов внесения изменений в свои имена:

• оставить каждому прежнюю фамилию до брака;
• жене поменять фамилию на фамилию мужа;
• мужу взять фамилию жены;
• приобрести каждому или одному из новобрачных новую фамилию, состоящую из двух фамилий – мужа и жены, указывающихся через знак тире.

Семейный Кодекс вводит ограничения. Если одна из фамилий брачующихся – мужа или жены изначально пишется через тире, то последний вариант внесения изменений в фамилию нельзя реализовать.

Тройные фамилии не регистрируются. Кроме того, выбирать одну на двоих, общую фамилию совсем не обязательно. Закон разрешает после брака мужу и жене жить под разными фамилиями.

Некоторые жены вообще не собираются брать фамилию своего мужа, поскольку это напрямую связано с последующей  сменой кучи личных документов.

Статья 19 Гражданского Кодекса устанавливает, что имя человека включает в себя:

• собственно, само имя;
• его отчество;
• его фамилию.

При смене хотя бы одной из составляющих частей имени человека принято говорить о полной смене его имени. При каждом таком случае кадровику следует составить приказ.

Случаи, при которых можно поменять свое имя:

• вступление в законный брак;
• расторжение брака и возможность приобретения прежней фамилии (для женщины – девичьей);
• личное желание человека сменить имя.

Поменять собственное имя закон разрешает уже с 14 лет.

При этом и папа, и мама юноши или девушки, принявших такое решение, должны дать свое согласие на подобные изменения. Исключения составляют лишь случаи их эмансипации.

Для изменения личных паспортных данных гражданин обращается в ЗАГС с соответствующим заявлением, обязательно указывая причины. Новое выбранное имя может быть абсолютно любым, нельзя лишь использовать в нем цифры.

Для того чтобы по месту работы поменяли личные данные во всех учетных документах, трудящемуся необходимо подать в отдел кадров заявление об этом. Бланк заявления, чаще всего, висит на доске образцов документов в кадровом подразделении.

При заполнении для удобства можно им воспользоваться. Теперь, когда основания для составления приказа разобраны, следует исследовать структуру самого документа. В каждой организации разрабатываются свои типовые образцы приказов.

Документ должен содержать такие элементы:

• шапка с указанием полного наименования учреждения, места его нахождения;
• дата;
• регистрационный номер – присваивается в канцелярии организации непосредственно после подписания документа руководителем;
• название приказа, в данном случае, к примеру, «О внесении изменений в персональные данные Малочкиной А.Г.»;
• описывающая часть, в которой содержатся основания. В качестве основания указываются полные реквизиты свидетельства о заключении брака: серия, номер, когда и кем выдано, а также заявление сотрудника;
• распорядительная часть, в которой излагается суть приказа – внести изменения;
• подпись руководителя;
• подпись трудящегося, сменившего имя, о том, что с изданным документом ознакомлен.

На обороте приказа, как правило, размещается лист его согласования должностными лицами организации. К ним могут относиться заместители руководителя фирмы, главный бухгалтер, ведущий юрист, начальник отдела кадров и другие лица.

Документ на подпись руководителю организации отдается тогда, когда его исполнителем собраны все подписи в листе согласования к нему.

После того как приказ подписан, ему присваивается регистрационный номер в канцелярии фирмы. Нумерация ведется по книге изданных на предприятии приказов.

Среди кадровиков нередко возникают споры – когда же составлять такой приказ? Как только трудящийся заключил брак, или дожидаться, пока он получит паспорт с новой фамилией? На практике допускаются оба варианта поведения.

Поскольку на замену паспорта в среднем уходит две недели, вовсе не обязательно ждать работника, пока он его получит. Достаточно в качестве основания для издания приказа прописать документ о браке, а после того, как новый паспорт будет выдан, запросить у работника его копию для приобщения к личному делу.

Образец приказа

Объединенное акционерное общество «Край-каравай»

г. Москва

ПРИКАЗ

от 22 августа 2017 года № 354-лс

О внесении изменений в учетные данные Корноуховой А.Г.

ПРИКАЗЫВАЮ:

В связи с заключением брака от 04 августа 2017 года Корноухову Анну Григорьевну, пекаря хлебного цеха № 1 ОАО «Край-каравай», впредь во всех учетных официальных документах числить как Малочкину.

Основание: заявление Корноуховой А.Г. от 22 августа 2017 года, копия свидетельства о заключении брака II-EP № 5443066 от 04 августа 2017 года, выданного Куровским отделом ЗАГС Орехово-Зуевского района Московской области.

Руководитель ОАО «Край-каравай»

Синицин Д.П. __________________

                                                                                                    (подпись)

С приказом ознакомлена: _________________ Малочкина А.Г., дата.

                                                   (подпись)

Лист согласования:

Заместитель по кадрам ___________________________________

Заместитель по производству ______________________________

Главный бухгалтер _______________________________________

Начальник отдела кадров __________________________________

Начальник хлебного цеха № 1 ______________________________

Отпечатано 4 экз.

1 экз. Отдел кадров

2 экз. Бухгалтерия

3 экз. Склад

4 экз. Канцелярия

Исп. Кудряшова М.С.

Тел. 335-44-58

Список документов, в которые необходимо внести изменения в связи со сменой фамилии работника

После того как приказ подписан, его следует реализовать. Вся полнота ответственности ложится на плечи кадрового работника.

Изменения на новую фамилию трудящегося нужно внести в следующие учетные документы:

• в трудовую книжку работника, на ее корке. Как правильно делается запись, можно посмотреть в Постановлении Правительства от апреля 2003 года за № 225. Старая фамилия аккуратно зачеркивается кадровиком в виде сплошной линии так, чтобы запись была читаема. Сверху разборчиво указывается новая фамилия, внизу прописываются основания в виде ссылки на документы со всеми реквизитами;
• в книгу учета трудовых книжек;
• в опись хранения трудовых книжек;
• в личную карточку формы Т-2;
• в штатное расписание фирмы;
• в личное дело трудящегося, если такое ведется;
• в опись хранения личных дел.

Нужно ли оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии – вопрос спорный. Ряд кадровиков такие действия производит, а кто-то – не считает нужным.

В принципе, от смены имени работника суть заключенного трудового договора не меняется, условия остаются прежними. Кроме того, закон это делать вовсе не обязывает.

Человеку же, поменявшему после вступления в брак свою фамилию, нужно заменить такие личные документы:

• паспорт;
• загранпаспорт;
• СНИЛС;
• медицинский полис;
• ИНН;
• водительские права;
• банковские карты;
• военный билет или приписное удостоверение, если гражданин военнообязанный.

В бухгалтерии после получения нового паспорта работник должен написать заявление на замену банковской карты, либо обратиться с этим вопросом лично в банк. На каждом предприятии действуют свои порядки на этот счет.

Документ о праве собственности на объекты недвижимости менять нет необходимости. При совершении сделки, например, продажи квартиры, достаточно будет приложить документ о заключении брака в качестве подтверждения смены фамилии.

Таким образом, смена фамилии гражданина после регистрации брака влечет за собой обязательное внесение изменений в его личные документы.

По месту работы обязанность внесения изменений в бумаги персонального учета трудящихся ложится на кадрового специалиста. За своевременность оформления личных документов ответственность несет сам гражданин.